今までお世話になった職場をいよいよ退職する時が来ました。
次のステップに進むために、最後まで気持ちの良い人だった、と前向きに送り出してもらいたいですよね。
だからこそ、退職の挨拶でのマナーはしっかり守りましょう。
今回は、退職の挨拶について、いつどのようなタイミングで挨拶をすればよいのかをご紹介します。
これであなたの気持ちも伝わるはずです。
目次
退職の挨拶時の基本マナー
退職の挨拶は、対面で会って挨拶することもあれば、メールで連絡することもあります。
どちらも基本的なマナーは同じです。
以下のポイントは、必ず押さえておきましょう。
お世話になったことへの感謝を述べる
今まで一緒に仕事をしてきた方々に、まずは感謝を伝えましょう。
職場のどんなところが好きだったか、どういうことが勉強になったかなど、具体的なエピソードがあると良いです。
特にお世話になった人には、個別のエピソードを交えて挨拶をすることで、あなたの感謝の気持ちがよりしっかりと届きます。
不満・グチは言わない
いくら退職するからといっても、職場以外で関係が続いたり、またどこかで縁がつながったりすることもあります。
不満やグチがあったとしても、最後にぶつける必要はありませんよね。
最後だからこそ、前を向いた気持ちの良い挨拶にしましょう。
社外の人には、後任を紹介する
社内の場合は引継ぎを行い、きりの良いところまで仕事を進めておくことができますが、社外の方とはそうもいきません。
社外の方には、心配をかけないように、後任の人を紹介しておきましょう。
できれば後任の人と二人で挨拶に行けると良いですが、忙しくて行けない場合には、メールで後任の名前・連絡先を伝えておくようにしましょう。
転職先は言わないほうが無難
「会社を退職した後、次の仕事はどうするの？」と聞かれることがあるかもしれませんが、具体的な会社名まで答える必要はありません。
「○○業界で働くことになった」「○○関連の事業に携わることになった」など、仕事の内容だけを答えるのが無難です。
特に同業他社の場合には、企業秘密の流出など、いらぬ心配をかけてしまうかもしれません。
また、取引先の方に、転職先の案内をするのも、顧客情報が流用されているように見えてしまうため、よくありません。
転職先を伝える場合は、仲の良い人だけに、こっそり伝えるようにしましょう。
退職の挨拶のタイミング
では、挨拶の基本マナーがわかったところで、いつ挨拶をすればよいのでしょうか。
挨拶のタイミングは会社によって慣習がある場合もありますが、以下が基本となります。
今まで自分が受け取った退職の挨拶のタイミングを思い出しながら、調整してくださいね。
基本は最終日に
社内への退職の挨拶は、基本的に最終出勤日に行います。
お世話になった人には、直接挨拶に出向くのがマナーです。
そのほかに、会社によっては、終業時に退職のスピーチの場が設けられることもあります。
その場合は職場でのエピソードを交えて、１～３分程度の挨拶を行います。
また、関係した人全員に会いに行けない場合には、メールで退職の挨拶を送りましょう。
その際は、業務に支障の出ない、夕方の時間を選びます。
仕事の時間が飛び交う日中に送ると、ほかのメールに埋もれてしまう可能性もありますので、送る時間にも注意が必要です。
社外なら2～3週間前に
前述のように、社外の方に挨拶をする場合は、引継ぎもあるので早めに伝えるのがベターです。
目安は退職日の２～３週間前が良いでしょう。
お得意様など、今まで関係が深かった人には、直接挨拶に行けるとよいです。
社外の人とは、転職後にも関係が残る場合もありますので、最後まで「しっかりした人だな」と思ってもらえるよう、退職の挨拶も計画的に行いましょう。
困ったら上司に相談を
業務の状況や、職場の雰囲気によっては、いつ挨拶をすればよいかわからない場合もありますよね。
退職する前に有休を消化する場合などは、事前に有休取得日と退職日を連絡しておいたほうがよいかもしれません。
一人で判断が難しい場合には、まず直属の上司に相談してみましょう。
いつから周囲に伝えるべきか、教えてくれるはずです。
逆に、いくら退職手続きが済んでいても、上司のOKが出ないうちに退職の挨拶をするのはやめましょう。
あくまで、職場に迷惑をかけないことが大切です。
メールでの挨拶のマナー
最近では、退職の挨拶はメールで済ませることが多いかと思います。
メールにはメール独自のルールがあります。
基本のマナーに加えて以下のポイントを押さえておきましょう。
インターネットで検索すると、様々な例文やフォーマットが出てきますが、それらが本当に退職の挨拶として適当か確認するためにも、ポイントは自分で理解しておくことが大切です。
タイトルはわかりやすく
忙しいビジネスマンは、一日に何十、何百というメールを受信しています。
あなたの退職の挨拶が読み飛ばされてしまわないよう、メールのタイトルはわかりやすいものにしましょう。
シンプルに「退職のご挨拶」だけでも十分です。
一斉送信の宛先はBCCで
一斉送信をする場合の宛先は、ほかの人のアドレスが見えてしまわないように、BCCにすることがマナーです。
また、宛名は「お世話になった皆様」としても良いですが、書かなくても大丈夫です。
人によっては、複数の人に当てはまるような「皆様」「各位」宛てのメールは、自分宛ではないと感じて寂しく感じることもあるので、あえて書きたい理由がなければ、宛名は書かずに本文から始めるのがよいでしょう。
必ず書くべきはこの4点
メールでの挨拶の場合、必ず書くのは「退職日と退職理由」「メールでの挨拶となってしまったことへのお詫び」「今までお世話になったことへの感謝」「今後の活躍への祈念」です。
いずれもくどく感情的にならないように、シンプルな内容にします。
特に一斉送信の場合には、あまり個人的なことや個別のエピソードは書かないようにして、読む人全員が「自分に宛てたメールだ」と思ってもらえるような内容にするとよいでしょう。
書いているうちに、いろいろなエピソードを思い出して、たくさん書きたくなってしまうかもしれませんが、そのような場合には直接会って挨拶をするほうがいいかもしれませんね。
退職後の連絡先
退職後の連絡先は、記載する人と記載しない人がいるようです。
退職後も、ぜひ連絡を取り続けたいと思う人には、私用の連絡先を伝えるようにしましょう。
社内の多くの人に一斉にメールを送るような場合には、私用の連絡先は書きません。
また、最終出社日に送る場合には、自分の会社の電話番号などの連絡先は書かないでおくのがマナーです。
相手を思いやった気持ちの良い挨拶を
以上が、退職の挨拶の仕方です。
ここに書いてあることが基本になるので、あとは会社の慣習や自分の性格や事情に合わせて、事前に伝え方を考えておくといいでしょう。
相手に合わせた挨拶を
退職の挨拶といっても、挨拶は挨拶です。
基本的には、相手を思いやって行動すれば、難しいことはありません。
仲のいい人・お世話になった人には個別に連絡をする、年配の方など礼儀を重んじる人には直接出向いて感謝を伝えるなど、相手に合わせた挨拶をしましょう。
退職をするということで、気まずい気持ちになる人もいるかもしれませんが、マナーを守って相手に合わせた挨拶であれば大丈夫です。
きっと、あなたのことを「最後までしっかりした人だ、これからも頑張って」と気持ちよく送り出してくれるでしょう。